TUGAS SOFTSKILL

          BAB 11 “Surat Menyurat”

Pengertian Surat 

Ada banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk pada inti yang sama.surat adalah sarana telekomunikasi.

           Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

          Ada juga yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Fungsi surat

Sebagaimana kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat, kita bisa mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai alat komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut:

1.    Surat sebagai sarana komunikasi. 

2.    Surat sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.

3.    Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.

4.    Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.

5.    Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.

6.    Surat sebagai historis.

Syarat-syarat surat yang baik :

1.    Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2.    Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3.    Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun. 

4.    Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5.    Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6.    Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

Bahasa surat

Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. 

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan     kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.  Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia. 

BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

1) Kepala atau kop surat
    Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
       a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
       b. Nama lembaga
       c. Alamat lembaga
       d. Nomor telepon, teleks, faximile.
   Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan,nomor izin usaha.
   Fungsi kepala surat:
      a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
      b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
      c. Alat promosi.

2) Nomor surat
    Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya  menggunakan nomor dan kode tertentu.
    Penomoran surat itu berguna untuk:
       a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila    diperlukan
       b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
      c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
      d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

        Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
      a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
      b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

3) Tanggal penulisan surat
     Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.

4) Lampiran yang disertakan
    Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

5) Hal atau perihal
     Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
    a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
    b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
    c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

6) Alamat tujuan
    Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
    a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
    b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
    1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
    2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
    c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat
Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara
    d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
    e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
    f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

7) Salam Pembuka
    Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.

8) Isi Surat
    Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
    a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
   b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
   c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9) Salam Penutup
    Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
     Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

11) Tembusan
     Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

Contoh contoh surat :

·         Surat resmi

·         Surat pemberitahuan

·         Surat pengunduran diri

·         Surat dinas

·         Surat lamaran kerja

·         Surat perjanjian

·         Surat pribadi

·         Surat undangan

·         Surat pernyataan

·         Surat permohonan

TUGAS SOFTSKILL

     BAB 8 “Menulis Laporan Ilmiah”

Macam-macam laporan

a.Laporan berbentuk formulir isian
   Laporan ini biasanya telah disiapkan blanko daftar isian yang diserahkan pada tujuan yang akan dicapai.

b. Laporan berbentuk surat
    Laporan yang bentuk surat prinsipnya sama dengan surat biasa perbedaannya terlatak pada isi dan panjang surat.

c. Laporan berbentuk memorandum
    Laporan berbentuk memo atau catatan pendek lebih singkat dibanding surat.laporan ini sering digunakan dalam lingkungan organisasi/lembaga/antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.

d. Laporan perkembangan dan keadaan
    Laporan perkembangan adalah laporan yang bertujuan untuk menyampaikan    perkembangan,perubahan yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan/sasaran yang telah ditentukan tujuannya untuk menyebarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e. Laporan berkela
    Laporan berkela dibuat secara rutin (harian,mingguan,bulanan,tahunan) misalnya laporan keuangan,produksi dan peningkatan prestasi.

f. Laporan laboratoris/hasil penelitian
   Laporan laboratoris tujuannya untuk menyampaikan hasil dari percobaan/penelitian yang dilakukan dilaboratorium.

g. Laporan formal/semi formal
    Laporan formal ialah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu/sistematika baku sebuah laporan ilmiah.jika tidak lengkap menjadi laporan semi formal. 

 Ciri - Ciri Laporan yang baik

Laporan yang baik mendukung beberapa hal antara lain:

1. Penggunaan bahasa yang ilmiah (baku).

2. Dalam penulisan laporan hanya menerima tulisan dengan jenis perintah bukan tanya.

3. Laporan disertakan dengan identifikasi masalah

4. Data yang lengkap sebagai pendukung laporan

5. Adanya kesimpulan dan saran

6. Laporan dibuat menarik dan juga interaktif

Syarat Laporan Ilmiah

Suatu karya dapat dikatakan ilmiah jika memenuhi syarat sebagai berikut :

1. Penulisannya berdasarkan hasil penelitian, disertai pemecahannya
2. Pembahasan masalah yang dikemukakan harus obyektif sesuai realita/ fakta
3. Tulisan harus lengkap dan jelas sesuai dengan kaidah bahasa, Pedoman Umum
4. Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD), serta Pedoman Umum Pembentukan Istilah (PUPI)
5. Tulisan disusun dengan metode tertentu
6. Tulisan disusun menurut sistem tertentu
7. Bahasanya harus lengkap, terperinci, teratur, ringkas, tepat, dan cermat sehingga tidak terbuka kemungkinan adanya ambiguitas, ketaksaan, maupun kerancuan.